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办事流程
创建日期:2019-3-12 13:52:12   浏览次数:8755

办事流程

 

一、普通教室/商业街摊位申请

(活动参与人数超300人时需安全预案,提交安全处签字盖章安全预案在文件筐的其中一个蓝色文件夹里

1. 至少提前一个工作日申请

2. 申请单一般都放在文件筐里:一式三张。(即白黄粉三张为一式;请一式三张撕下来再填写,以免字迹印到后面的申请单上)

3. 申请单由申请人自行填写,填写后请学生助理帮其检查是否规范、是否有缺漏。

4. 检查完毕后,请申请人将申请单拿给相应的负责老师签字批准。

详情如下:

l 活动无外来人员):

一级即校级学生组织活动——团委老师签字,盖团委印章;

班会活动——组织老师(辅导员或班主任)签字;

书院、社团活动——书院分团委书记签字,盖分团委印章(有指导老师的社团需指导老师先行签字);

行政部门(含二级学院)——办公室主任/秘书签字,盖二级部门印章;

明德教育——明德培训中心培训部主任签字,盖明德教育印章。

l 活动有外来人员

一级学生组织活动——团委老师签字、学工处处长签字,盖团委印章;

书院、社团活动——分管书院分团委书记签字、书院副院长签字,盖分团委印章(有指导老师的社团需指导老师先行签字);

行政部门(含二级学院)——二级部门负责人签字,盖二级部门印章;

明德教育——明德培训中心培训部主任签字,盖明德教育印章。

5. 普通教室/商业街摊位的申请,需让申请人在老师签字盖章批准后,自行前往图书馆一楼的事务中心,与事务中心的工作人员进行场地申请的沟通(询问合适的场地完成预约申请),完成申请后该一式三张的申请单由申请人保留其中一张(另两张留底于事务中心),并于申请使用的时间段带去申请的场地作为申请凭据与检查指标(学校保卫处会巡逻检查该申请是否合规合理)。当申请人完成申请后,请他返回办公室值班处,学生助理负责进行普通教室/商业街摊位申请的登记,请完成纸质版电子版(记得保存!)的登记。

6. 其他申请人若再来申请场地使用时,请检查核对是否与之前的申请有冲突,倘若有冲突请后来的申请人自行更改。

 

、大型场馆申请

(活动参与人数超300人时需安全预案,提交安全处签字盖章安全预案在文件筐的其中一个蓝色文件夹里

1. 至少提前三个工作日申请

2. 3. 点同上

4. 学生助理检查完申请单后,请申请人将申请单拿给相应的负责老师签字盖章。

详情如下:

一级学生组织活动——团委老师签字、学工处处长签字,盖团委印章;

书院、社团活动——分管书院分团委书记签字、书院副院长签字,盖分团委印章,学工处处长签字(有指导老师的社团需指导老师先行签字);

行政部门(含二级学院)——二级部门负责人签字,盖二级部门印章;

明德教育——明德培训中心培训部主任签字,盖明德教育印章。资产经营公司总经理签字。

5. 6. 点同上

7. 大型场馆的申请请勿随便应允,建议他们与负责老师先进行协商沟通。

8. 特别注意:商业用途场馆租用需至少提前三个工作日申请

(活动参与人数超300人时需安全预案,提交安全处签字盖章)

校内有对接单位的,需报二级单位负责人审核签字后至事务中心(收件办理),事务中心对接资产经营公司后通知经办人;校内无对接单位的,直接至事务中心或资产经营公司——事务中心引导商家与资产经营公司对接。

三、横幅申请

1. 至少提前个工作日申请

2. 申请单:横幅审批表分为上、下两联(上下两联所填内容需全部一致)。

3. 横幅审批表需由申请人自行将上下两联填写完整(经手人由当时段值班的学生助理签名),填写完成后由学生助理帮其核对检查(检查填写的准确性、与之前的申请段位或是日期是否有冲突,有则改之)。

4. 检查完申请单后,将申请单拿给老师(韦凯时老师或者陈伟坚老师,前者优先)签字批准。

5. 纸质版电子版登记信息录入!

6. 特别注意:另外存档两个电子档记录

登记信息录入完成后,请拍下完整的横幅审批表(上、下两联),作为电子版原图上传至值班处的电脑文件夹里(桌面有对应的文件夹,请勿放错位置);要求申请人将横幅的电子版原图发给学生助理,并上传至对应的文件夹里。

7. 最后,横幅审批表的上联由学生助理留底夹入对应的文件夹中,下联由申请人自行保管(横幅挂起之日起需贴在横幅右下角以示申请的合规合理;倘若不然则视为违规,保卫处的警卫会将横幅没收带走)

 

四、LED屏申请

1. 至少提前三个工作日申请。

2. LED屏申请至多可以申请七天(倘若申请周期超过七天需续申请),且同时至多可以有五个书院或组织同时申请。

3. LED屏有专门的申请单(一张分为三联)。

4. 其他的都同横幅申请一样。

千万记得登记(纸质版与电子版),记得电子图存档(完整一张至少含两联+电子版led字幕图),记得留底(申请人保留一份,团委学生助理自留一份并放入相应文件夹中;倘若五大书院同时申请led屏,各书院各保留一联(即共五联),学生助理留底仅填一联并将五大书院的名字分别填写清楚即可)

 

五、学生交流中心部分教室使用权(包含钥匙)

倘若有校级组织或是社团的同学来申请学生交流中心教室的使用权,需要借钥匙,请他们填写一式三张的教室申请单,学生助理留底前两张(统一夹在左边文件筐内的文件夹中),申请人留底一张(这张作为场地使用时的凭据,避免其他组织使用冲突与纠纷),预约使用的时间与场地需报备给办公室,需得到肯定回复后方可,并将预约信息发送至厦工团委工作群内互相告知。

 

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